How to Read an Event Quotation Before You Sign
United Arab Emirates 🇦🇪 — elegant and practical event planning inspiration.
Most disputes after an event come not from poor execution but from a line nobody read carefully. A good quotation prevents the argument before it starts; a vague one merely postpones it until the night itself.
The total alone means nothing
Two quotes at the same price can be entirely different: one includes delivery, installation and takedown, the other adds them later. Compare lines, not totals.
Always ask for one line per item: structure, flowers, lighting, transport, installation, takedown. A quote that says "complete setup" on one line is not a quote — it is a promise.
Look for the four that are always forgotten
**Delivery**: to which city, and does the price change outside the emirate?
**Installation**: how many hours, and who bears the cost if the venue hands over late?
**Takedown**: when, by whom, and is it inside the price?
**Overrun**: if clear-out runs past the venue's time, who pays the penalty?
These four are the source of most financial surprises afterwards.
Quantities are written as numbers, not adjectives
"Plenty of flowers", "suitable lighting" and "enough tables" cannot be measured and cannot be argued later.
Ask for numbers: how many tables, how many chairs, how many fixtures, how many metres of walkway, how many servers. A written number is the difference between an agreement and a misunderstanding.
Tie the design to a photograph, not a name
"Modern white kosha" describes dozens of designs. Tie the quote to a design number or a specific photograph — ideally of a real installation rather than a 3D render.
If the design will be modified, write the modification down: "design number X with the colour changed to Y". Spoken memory does not survive three weeks.
Payments and cancellation
Ask three things plainly: how much is the deposit, when is the balance due, and what happens if the event is postponed or cancelled.
The postponement policy in particular is always forgotten and suddenly matters. Ask for it in writing however friendly the relationship — it protects both sides, not one.
A name and a number for the night
A good quotation ends with a person's name and number — who you call if something is late. "Contact management" is not an answer at nine in the evening.
How we work at Altahany
Our quotation itemises each element separately — structure, flowers, lighting, transport, installation and takedown — with the design number and its photograph attached to the request. Nothing is booked simply by sending a request: we get in touch and send the quotation, and no work begins until you approve it.
Send the date, the city, the guest count and the designs you chose, and you will receive a detailed quote you can compare against any other.
اقرأ النسخة العربية
أغلب الخلافات بعد المناسبة لا تنشأ من سوء التنفيذ، بل من بند لم يُقرأ جيدًا. عرض السعر الجيد يمنع الخلاف قبل أن يبدأ، والعرض الغامض يؤجّله فقط إلى ليلة المناسبة. هذا الدليل يشرح ما الذي تبحث عنه في الورقة.
الرقم الإجمالي لا يعني شيئًا وحده
عرضان بنفس المبلغ قد يكونان مختلفين تمامًا: أحدهما يشمل التوصيل والتركيب والفك، والآخر يضيفها لاحقًا. قارن البنود لا المجاميع.
اطلب دائمًا تفصيلًا بسطر لكل بند: الهيكل، الزهور، الإضاءة، النقل، التركيب، الفك. العرض الذي يكتب «تجهيز كامل» في سطر واحد ليس عرضًا، بل وعد.
ابحث عن الأربعة التي تُنسى دائمًا
**التوصيل**: إلى أي مدينة، وهل السعر يتغيّر خارج الإمارة؟
**التركيب**: كم ساعة يحتاج، ومن يتحمّل التكلفة إن تأخّرت القاعة في تسليم المكان؟
**الفك**: متى، ومن يتولاه، وهل هو داخل السعر؟
**التأخير**: إن تأخّر الإخلاء عن وقت القاعة، على من تقع الغرامة؟
هذه الأربعة هي مصدر أغلب المفاجآت المالية بعد المناسبة.
الكمية تُكتب بالرقم لا بالوصف
«زهور وفيرة» و«إضاءة مناسبة» و«عدد كافٍ من الطاولات» عبارات لا يمكن قياسها، ولا يمكن الاحتجاج بها لاحقًا.
اطلب أرقامًا: كم طاولة، كم كرسيًا، كم جهاز إضاءة، كم مترًا طول الممر، وكم مقدّمًا للضيافة. الرقم المكتوب هو الفرق بين اتفاق وسوء فهم.
التصميم يُربط بصورة لا بالاسم
«كوشة مودرن بيضاء» تصف عشرات التصاميم. اربط العرض برقم التصميم أو بصورة محدّدة، ويفضّل صورة تنفيذ حقيقي لا رسمًا ثلاثي الأبعاد.
وإن كان التصميم سيُعدَّل عليه، فاكتب التعديل نصًّا: «نفس التصميم رقم كذا مع تغيير اللون إلى كذا». الذاكرة الشفهية لا تصمد ثلاثة أسابيع.
الدفعات والإلغاء
اسأل عن ثلاثة أشياء بوضوح: كم الدفعة المقدّمة، ومتى يُدفع الباقي، وماذا يحدث إن تأجّلت المناسبة أو أُلغيت.
سياسة التأجيل تحديدًا تُنسى دائمًا وتصبح مهمة فجأة. اطلب أن تكون مكتوبة مهما بدت العلاقة وديّة، فهي تحمي الطرفين لا طرفًا واحدًا.
اسم ورقم للتنفيذ
العرض الجيد ينتهي باسم شخص ورقمه — من تتصل به ليلة المناسبة إن تأخّر شيء. «تواصل مع الإدارة» ليس إجابة الساعة التاسعة مساءً.
كيف نعمل في التهاني
عرض السعر عندنا يوضّح كل بند على حدة: الهيكل والزهور والإضاءة والنقل والتركيب والفك، مع رقم التصميم وصورته المرتبطة بالطلب. ولا يُحجز شيء بمجرد إرسال الطلب — نتواصل ونرسل العرض، ولا يبدأ أي تنفيذ حتى توافق عليه.
أرسل تاريخ المناسبة والمدينة وعدد الضيوف والتصاميم التي اخترتها، ويصلك عرض مفصّل يمكنك مقارنته ببساطة مع أي عرض آخر.
في التهاني لخدمات الأفراح نساعدك على تحويل الفكرة إلى حجز متكامل: اختيار الخدمة، مشاهدة الأعمال، طلب عرض السعر، التواصل عبر واتساب، ثم تثبيت تفاصيل المناسبة خطوة بخطوة.
At Altahany Wedding Services, we help turn inspiration into a complete booking journey: choose a service, view real work, request a quote, contact on WhatsApp, and confirm event details step by step.